Bagian berikut ini menjelaskan peraturan yang diwajibkan bagi semua klub yang menarik iuran atau dana dalam bentuk apa pun–terlepas dari mana sumbernya atau bagaimana frekuensi penarikannya. Peraturan ini tidak berlaku bagi klub-klub korporat, yang harus mengikuti kebijakan perusahaan mereka dalam hal keuangan.

Definisi

"Situs Klub"  didefinisikan sebagai kehadiran daring dari suatu klub, yang mungkin berupa situs web, halaman atau grup media sosial, forum, dll.

"Persetujuan dari anggota" digunakan sesuai prosedur pemungutan suara yang dijelaskan dalam bagian Demokrasi Klub. Semua proposal pengeluaran yang terkait pemungutan suara harus menyertakan:

• Tujuan pasti dari kegiatan itu
• Jumlah minimum dan maksimum yang dibolehkan
• Jangka waktu minimum dan maksimum pelaksanaan dari tanggal persetujuan, di mana jangka waktu maksimum tidak dapat melebihi satu tahun.

"Biaya operasional"  merupakan biaya-biaya yang tidak dapat dihindari untuk kegiatan reguler klub, serta termasuk:

• Penyewaan tempat sesuai durasi pertemuan
• Penyewaan peralatan yang digunakan selama pertemuan: komputer, mikrofon, proyektor, dll.
• Biaya perawatan dan perbaikan dari peralatan yang sudah ada
• Biaya penyiapan dan pascapertemuan (persiapan, pembersihan, dll.)
• Peralatan kantor dan barang habis pakai (kertas, pena, fotokopi, tinta pencetak, atau toner untuk mencetak formulir-formulir evaluasi, dll.)
• Alat tulis (kartu nama, lencana, paket selamat datang, pin, spanduk, dll.)
• Biaya finansial, seperti biaya transfer bank, biaya pemeliharaan akun, pajak, dll
• Biaya yang timbul dari kewajiban hukum setempat di mana klub berada (asuransi, pendaftaran legal, pembukuan legal, dll.)

Contoh dari biaya-biaya nonoperasional:

• Pembelian permanen atas peralatan
• Biaya untuk penyelenggaraan acara-acara khusus, pesta, atau lokakarya
• Biaya untuk mengundang pembicara atau pelatih berbayar
• Dukungan untuk mengirim seorang juara kontes klub ke suatu kontes yang jauh.

"Acara terkait Agora" merupakan acara apa pun yang diselenggarakan atau disponsori oleh satu atau lebih klub Agora dan yang selaras dengan semua Prinsip-Prinsip Inti (khususnya Netralitas), serta yang bertujuan untuk memajukan misi atau tujuan Agora. Beberapa contoh acara semacam itu:

• Pidato Umum, Debat, dan konten-konten sejenis
• Konvensi Agora di berbagai tingkat berbeda 
• Acara terbuka untuk mempromosikan klub-klub Agora
• Pertemuan demo untuk calon-calon klub
• Lokakarya, seminar, sesi pelatihan, dll.
• Proyek masyarakat Klub yang valid
• Partisipasi dalam pameran, parade, atau acara pihak ketiga lainnya di mana kehadiran klub bertujuan untuk alasan pemasaran dan pengembangan keanggotaan

Contoh dari jenis-jenis acara yang boleh untuk diikuti oleh klub dapat dilihat di Prinsip Netralitas.

"Acara resmi Agora" merupakan acara apa pun dari penerapan universal yang dibuat atau ditentukan oleh Lembaga Agora Speakers International. Saat ini, ada dua jenis acara semacam itu:

• Semua kontes yang mengikuti buku peraturan resmi.
• Konvensi Agora yang diadakan di semua tingkat geografis.

Peraturan Finansial

Kebebasan Finansial

FF01. Semua klub dapat memutuskan untuk menarik kontribusi yang mereka anggap pantas, dengan frekuensi kapan pun yang mereka perlukan, dan dapat menerima dana pihak ketiga dari mana pun asalkan mengikuti aturan yang berlaku.

FF02. Jumlah dan periode iuran klub yang dikumpulkan dari para anggota harus dipublikasikan di semua situs klub. Mengakses informasi semacam itu tidak membutuhkan pengisian formulir atau penyediaan informasi pribadi apa pun.

FF03. Iuran klub yang dikumpulkan dari para anggota tidak boleh diskriminatif: semua anggota harus membayar iuran yang sama. Pengecualian berikut ini diizinkan:

• Orang-orang berpenghasilan rendah atau dari kelompok minoritas dapat diberikan diskon atau keanggotaan gratis, misalnya pelajar, pensiunan, pengangguran, etnis minoritas, pengungsi, dsb. Kami berhak untuk memeriksa kondisi seperti ini dan meminta klub untuk keluar dari organisasi jika kami mendapati suatu klub menyalahgunakan definisi ini dan mengubahnya menjadi iuran keanggotaan yang diskriminatif (misalnya: suatu klub yang mendefinisikan 'warga kulit putih' sebagai 'kelompok minoritas').
   
• Untuk klub-klub yang menggunakan bahasa yang bukan bahasa resmi negara (Misalnya: suatu Klub Pidato Bahasa Inggris yang berada di Spanyol), para penutur asli dari bahasa tersebut mungkin dapat diberikan diskon atau keanggotaan gratis.
   
• Para profesional di area pidato umum dan kepemimpinan dapat diberikan diskon atau keanggotaan gratis jika mereka rutin melakukan evaluasi, lokakarya, atau pembimbingan dalam pertemuan-pertemuan klub.

FF04. Para tamu dan anggota Agora lainnya boleh dibebaskan dari iuran apa pun ketika mengikuti sesi reguler yang diadakan oleh klub. Selama sesi-sesi nonreguler, seperti acara-acara khusus, pertemuan dengan para tamu pembicara yang diundang, lokakarya, dsb., penarikan biaya kehadiran yang sebelumnya sudah diumumkan secara publik dapat diberlakukan. Penarikan biaya satu kali ini haruslah diumumkan di saat yang sama ketika mengumumkan adanya kegiatan nonreguler tersebut.

FF05. Semua klub tidak boleh menerima donasi tanpa nama atau donasi dari pihak ketiga yang ideologi atau aksinya tidak sejalan dengan cita-cita, prinsip, misi, dan tujuan Agora Speakers International.

Penggunaan Dana yang Valid

VU01. Semua dana klub tidak boleh digunakan untuk keuntungan pribadi atau dimanfaatkan oleh siapa pun anggota dari klub. Penggunaan dana harus mematuhi persyaratan legal setempat terkait kegiatan nirlaba. Jika ada pertentangan antara legislasi lokal dan peraturan tersebut, peraturan yang paling membatasilah yang akan berlaku.

VU02. Semua barang dan layanan yang dibeli oleh klub haruslah digunakan hanya untuk kegiatan klub atau acara-acara terkait Agora, seperti konvensi, dll. Klub dapat menggunakan dana untuk kegiatan apa pun yang tujuan utamanya adalah meningkatkan dana klub. Secara khusus, klub tidak boleh terlibat dalam kegiatan investasi dalam bentuk apa pun, termasuk sekuritas, komoditas, valas, futures, kontrak opsi, dan lahan yasan, terlepas dari apakah mereka diperdagangkan secara umum atau tidak.

VU03. Aset apa pun yang dimiliki oleh klub harus digunakan secara eksklusif oleh para anggota klub, perwakilan negara Agora, atau tamu pertemuan bagi kegiatan-kegiatan klub atau terkait dengan Agora yang selaras dengan misi dan tujuan Agora. Penggunaan aset tersebut tidaklah diberikan tambahan biaya.

VU04. Setelah pembubaran suatu klub, semua dana yang tersisa harus didonasikan kepada suatu badan amal yang diakui secara hukum dengan persetujuan para anggota melalui mayoritas sederhana. Jika tidak tercapai kesepakatan, dana akan disumbangkan kepada Agora Speakers International.

VU05. Semua klub tidak boleh mempekerjakan karyawan.

VU06. Semua klub tidak boleh memiliki instrumen investasi dalam bentuk apa pun dan tidak boleh mengambil pinjaman.

VU07. Semua akun yang digunakan oleh klub harus dibuka di bank-bank resmi yang beroperasi secara lokal di wilayah di mana klub didaftarkan dan dalam mata uang resmi negara tersebut.
 

Pengawasan Penggunaan

OV01. Semua klub yang mengumpulkan dana atau iuran harus memiliki petugas Bendahara, berbeda dari peran Presiden.

OV02. Semua klub harus memiliki data keuangan yang detail dan terkini yang dipublikasikan di semua situs klub dan harus menyediakan laporan detail lengkap kepada Lembaga sekali dalam setahun. Informasi ini harus tersedia untuk semua anggota Agora di seluruh dunia. Data finansial ini dapat berupa pencatatan sederhana dalam suatu fail Excel yang berisi pendapatan dan pengeluaran detail atau pencatatan rumit dalam suatu laporan akuntansi lengkap. Apa pun itu, pencatatan haruslah menjelaskan dengan lengkap bagaimana secara khusus iuran keanggotaan digunakan. Pengeluaran klub harus tersedia dalam format nonagregat yang detail. Format detailnya harus menyertakan, untuk setiap transaksi, setidaknya hal-hal berikut:

• Tanggal
• Jumlah yang dikeluarkan atau diterima
• Sumber (untuk iuran atau donasi) atau penyedia (untuk pembelian barang atau layanan)
• Tujuan atau alasan transaksi (untuk pembelian barang atau layanan–spesifikasi produk atau layanan)

OV03. Semua klub tidak boleh mengakumulasi dana melebihi biaya ekuivalen 2 tahun dari biaya operasional kecuali disahkan oleh mayoritas anggota dan hanya untuk tujuan khusus yang sudah dianggarkan. Pengesahan ini harus diperbarui setiap tahun. 

OV04. Penggunaan apa pun yang melebihi 1/3 dana klub (mengambil sejumlah besar dari dana yang tersedia di awal Tahun Fiskal) untuk tujuan nonoperasional memerlukan persetujuan dari para anggota, terlepas dari apakah 1/3 itu merupakan penggunaan satu kali transaksi atau pun penggunaan secara akumulatif. Lebih spesifik lagi, transaksi apa pun yang jumlahnya, ditambahkan ke jumlah pengeluaran nonoperasional karena awal Tahun Fiskal melebihi 1/3 dana awal klub harus mendapat persetujuan dari semua anggota, kecuali jika transaksi merupakan bagian dari proposal anggaran yang sudah disetujui sebelumnya, dan jumlah transaksi berada dalam kisaran yang sudah disetujui.

Beberapa contoh:

• Suatu klub memulai Tahun Fiskal dengan $1000 (1/3 = $333). Presiden ingin membeli satu proyektor seharga $400. $400 > $333, jadi pembelian ini harus mendapat persetujuan dari para anggota. Setelah mendapatkan persetujuan, presiden ingin membeli satu mikrofon seharga $15.  Karena biaya akumulasi pembelian adalah $400+$15 > $333, transaksi ini haruslah mendapatkan persetujuan juga. Faktanya, aturan ini berarti setelah mengeluarkan 1/3 dana klub, setiap pengeluaran nonoperasional haruslah mendapatkan persetujuan.
• Suatu klub memulai Tahun Fiskal dengan $1000 (1/3 = $333). Presiden membeli 10 mikrofon seharga $30 per buah (biaya kumulatif: $300).  Lalu, dia ingin membeli satu podium seharga $50. Transaksi ini haruslah disetujui oleh para anggota karena biaya kumulatif dari podium dan pembelian sebelumnya akan bernilai $350, yang melebihi 1/3 dana.
• Suatu klub memulai Tahun Fiskal dengan $1000 (1/3 = $333). Presiden mengajukan rencana penyelenggaraan suatu kontes dengan anggaran $600 dan mendapat persetujuan. Dia kemudian membeli satu proyektor seharga $400 dan 10 mikrofon seharga $10 per buah–totalnya adalah $500. Semua transaksi ini tidak memerlukan persetujuan. Lalu, dia ingin membeli satu set buku, senilai $50, untuk klub. Transaksi ini harus mendapat persetujuan karena total biaya kumulatif adalah $550 ( > $333), juga transaksi ini tidak berhubungan dengan kontes.
• Suatu klub memulai Tahun Fiskal dengan $1000 (1/3 = $333). Presiden mengajukan rencana penyelenggaraan suatu kontes dengan anggaran $600. Kemudian, dia membeli satu proyektor seharga $400 dan ingin membeli 10 mikrofon seharga $25 per buah. Pembelian mikrofon akan  mengeluarkan biaya nonoperasional sebesar $650–melebihi anggaran yang sudah disetujui–jadi para anggota harus memberikan persetujuan atas transaksi.

OV05. Persetujuan pengeluaran atau finansial yang dapat diberikan oleh para anggota klub akan berlaku paling lama satu tahun. Ketika tahun berakhir, pemungutan suara baru diperlukan untuk memperpanjang persetujuan untuk tahun berikutnya.

Pendanaan Acara terkait Agora

Satu dari pilar inti sistem Agora adalah rangkaian resmi acara antarklub Agora, seperti kontes, konvensi, dsb, serta acara bersama apa pun yang diselenggarakan oleh banyak klub, misalnya acara ramah-tamah, kompetisi tidak resmi, dll. Aktivitas seperti ini biasanya akan membutuhkan pendanaan yang lebih banyak agar bisa berhasil dilaksanakan.

AE01. Semua acara terkait Agora (resmi atau tidak) sebaiknya didanai secara mandiri yang dananya didapatkan melalui penjualan tiket dan barang, sponsor, hibah, dan lainnya.

AE02. 10% dari pendapatan kotor dari semua acara (resmi atau tidak) akan diberikan kepada Lembaga Agora Speakers International.

AE03. Biaya dari semua acara resmi Agora yang membutuhkan sejumlah prapendanaan akan ditanggung oleh setiap anggota secara individu di area geografis terkait, dengan batas seluruh negara untuk acara-acara tingkat Internasional, seperti Konvensi. Semua anggota di wilayah yang sesuai akan berkontribusi–di luar biaya apa pun yang mereka bayar–satu bagian proporsional dari pengeluaran tersebut. Bagian proporsional ini merupakan hasil dari pembagian pembiayaan yang dibutuhkan yang didanai oleh sejumlah anggota individual di wilayah itu, juga hal ini berlaku untuk semua anggota terlepas dari jumlah anggota yang dimiliki oleh klub. Setiap klub bebas untuk menentukan apakah pendanaan diambil dari dana sendiri atau apakah pendanaan akan dikumpulkan dari para anggota, atau kombinasi dari keduanya.

AE04. Semua keuntungan dan kerugian dari acara akan dikembalikan pembagiannya kepada klub, dalam jumlah proporsional sesuai jumlah anggota klub. Klub dapat mengembalikan uang kepada para anggotanya, tergantung pada jumlah yang telah mereka bayarkan sesuai poin AE03. Keputusan untuk mengembalikan atau tidak bagian dari keuntungan diserahkan kepada Komite Eksekutif setiap klub. Dana yang tidak dikembalikan kepada para anggota akan dimasukkan ke dalam dana klub.

AE05. Penyelenggara acara harus melaporkan semua pencatatan akuntansi yang terkait dengan penyelenggaraan acara kepada Kantor Pusat Agora Speakers International, sesuai kenyataannya, dengan menyediakan detail yang diperlukan sesuai poin OV02, serta menggunakan perangkat akuntansi yang akan disediakan oleh kantor pusat.

Pensponsoran Peserta Konvensi

CP01. Hanya keikutsertaan dalam acara-acara resmi Agora yang dilakukan di atas tingkat kota yang memenuhi syarat untuk mendapatkan pensponsoran.

CP02. Klub-klub yang berada di area geografis tertentu (hingga tingkat negara, inklusif) dapat mensponsori pengeluaran peserta konvensi berikut ini:

• Kontestan
• Satu perwakilan klub yang tidak bertanding dengan hak suara, disetujui oleh Komite Eksekutif klub
• Orang-orang yang secara langsung memimpin lokakarya, sesi pelatihan, seminar di acara yang memenuhi syarat
  
  Klub dapat memutuskan untuk mensponsori satu jenis keikutsertaan, tetapi tidak yang lainnya.

CP03. Keputusan pensponsoran harus disetujui oleh suara mayoritas mutlak dari para Presiden klub dan pengambilan suara harus berlangsung seperti berikut:

• Untuk kontestan: sebelum putaran kontes pertama (tingkat klub)
• Untuk peserta lain–tidak lebih dari satu bulan sesudah pengumuman tanggal pelaksanaan acara.

CP04. Berikut ini merupakan penggunaan dana klub yang sah kecuali secara eksplisit dilarang dalam legislasi setempat:

• Biaya perjalanan pulang pergi ekonomi dengan alat transportasi yang paling pantas
• Biaya dari jenis tiket yang paling lengkap untuk acara
• Biaya akomodasi selama durasi kegiatan, plus 2 malam (untuk kedatangan satu hari sebelum acara dimulai dan keberangkatan satu hari sesudah acara berakhir)
• Biaya tunjangan makan dan transportasi harian yang wajar

CP05. Pensponsoran mungkin tidak sesuai dengan proposal pembelian. Tidak diperbolehkan untuk mengubah produk dan layanan yang disponsori dengan uang. Peserta yang disponsori harus menyimpan semua faktur barang dan layanan, lalu mengirimkannya secara elektronik kepada Bendahara klubnya di saat dia telah menerima faktur tersebut, serta tidak boleh melewati dua minggu setelah pembelian.

Perubahan Peraturan

RC01. Peraturan-peraturan ini dapat diubah dari waktu ke waktu. Semua klub harus patuh kepada peraturan baru dan membuat penyesuaian dalam enam bulan setelah perubahan dibuat.